Procédure – Réservation d’une salle via le champ « Emplacement »
Afin d’éviter les conflits de réservation, les salles de réunion doivent désormais être réservées exclusivement à partir du champ « Emplacement » dans Outlook.
Étapes à suivre :
1. Ouvrir un nouvel événement dans Outlook
o Dans votre calendrier, cliquez sur Nouvelle réunion (ou Nouveau rendez-vous selon la version).
2. Ajouter les participants (au besoin)
3. Choisir la salle via le champ « Emplacement »
o Cliquez sur le champ Emplacement.
o Tapez les premières lettres du nom de la salle (ex. : FFGG – ABP-1121).
o Sélectionnez la salle souhaitée dans la liste proposée.
o Vérifiez que la salle apparaît également dans la section Planification pour confirmer sa disponibilité.
4. Remplir les autres informations
o Ajoutez le titre, la date et l’heure et autres informations dans le corps du message.
5. Envoyer l’invitation
o Cliquez sur Envoyer pour confirmer la réservation.
o Si la salle choisie nécessite une approbation (ex. : GHK-2320-2330), la demande sera automatiquement transmise aux modérateurs. Vous recevrez un courriel de confirmation lorsque la réservation sera approuvée.
o Si la plage est occupée vous recevrez un courriel déclinant la réservation, mais elle restera dans votre calendrier personnel.
À noter :
• Les réservations récurrentes (hebdomadaires, mensuelles, etc.) ne sont plus permises.
• En cas de difficulté, veuillez communiquer avec le SCRIPT.
Outlook Web et Nouveau Outlook (nouvelle interface)
1. Allez dans votre calendrier
2. Ajoutez un calendrier
3. Recherchez le calendrier de salle souhaité à partir de l’annuaire :
• FFGG - Local ABP-1121
• FFGG - Local ABP-1128
• FFGG - Local ABP-1146
• FFGG - Local GHK-2376
4. Créez un événement ou une réunion; le calendrier est disponible pour voir les disponibilités
5. Ajoutez une salle ou un emplacement : Choisissez une salle Disponible
Si la plage est Occupée vous recevrez un courriel déclinant la réservation, mais elle restera dans votre calendrier personnel.
Les réservations récurrentes ne sont pas permises.
Outlook Classique (ancienne interface)
1. Allez dans votre calendrier et ajoutez un calendrier
2. Recherchez le calendrier de salle souhaité à partir de l’annuaire :
• FFGG - Local ABP-1121; FFGG - Local ABP-1128; FFGG - Local ABP-1146; FFGG - Local GHK-2376
3. Créez un événement ou une réunion; le calendrier est disponible pour voir les disponibilité
4. Ajoutez une salle ou un emplacement : choisissez une salle Disponible.